Auftragssteuerung

Überblick

Die Auftragssteuerung umfaßt die klassischen Aufgaben des Vertriebs (Verkaufs): Hinzu kommt die Steuerung des Auftragsdurchlaufs: Abhängig vom Erzeugnis, Ersatzteil und vom Bestand können bzw. müssen die Auftragspositionen durch die notwendigen Abteilungen bearbeitet werden. Der Vertrieb (Verkauf) oder die Qualität entscheidet, ob die Auftragsposition zeugnispflichtig ist. Die Konstruktion prüft oder erstellt die Stückliste und Zeichnung mit den zugehörigen Materialpositionen. Die Fertigung / Disposition reserviert die zugehörigen Materialpositionen und erzeugt den Nettobedarf und legt den Fertigungstermin fest. Bei Bedarf an Kaufteilen erscheint die Auftragsposition im Einkauf. Zeugnispflichtige Auftragspositionen erscheinen in der Auftragsbearbeitung Testierung.
 

Angebotserstellung


 
 
 
 

Neues Angebot


Ein neues Angebot erhält eine neue Angebots- Nr. nach einem vorgegebenen Schlüssel oder frei wählbar. Jetzt muß ein Kunde zugeordnet werden. Das geschieht durch einen Mausklick auf das Kundenfeld (großes Eingabefeld rechts neben der Überschrift).
 

Kundenauswahl, Erfassung:


 
 

Neuer Kunde:

 

Ein neuer Kunde erhält eine neue Nr., einen Namen, einen Ansprechpartner und eine Adresse. Abgespeicherte Kunden können gesucht und oder ausgewählt werden.
 
 

Mausklick auf OK und der Kunde wird in das Angebot übernommen.
 
 

Eine erste Angebotsposition wurde bereits angelegt. Sie kann jetzt spezifiziert werden oder es kann ein abgespeichertes Material in die Angebotsposition übernommen werden.
 
 
 
 

Angebotsposition spezifizieren:


 
 

Die Spezifizierung einer Angebotsposition ist abhängig vom PPS- Anwender. Sie muß in jedem Fall angepaßt werden. Ergebnis ist eine IDENT- Nr. zum Erzeugnis/ Ersatzteil, die das Material eindeutig beschreibt.
 
 

Angebotsposition auswählen:

Mit einem Klick der rechten Maustaste auf die Angebotsposition gelangt der Bearbeiter in die Materialtabelle und kann hier ein abgespeichertes Material suchen und auswählen. Angebotspositionen, auch Auftragspositionen müssen nicht abgespeichert sein, sie werden dann im Verkaufstext beschrieben und im Auftragsfall ggf. durch die Konstruktion mit Grunddaten hinterlegt.

Mit einem Mausklick auf "Schließen" wird die Materialposition in die Angebotsposition übernommen.

Vor der Übernahme kann die Materialposition überprüft werden, insbesondere der Verkaufstext, durch den Schalter "bearbeiten".

Die Angebotsposition enthält zwei Langtexte, den Verkaufstext für das Angebot und den Deckblattext für das interne Auftragsdeckblatt. In beide wird der Verkaufstext der Materialposition übernommen. Der Deckblattext kann danach noch mit kundenspezifischen Forderungen ergänzt werden, die vom Standard abweichen. Das Ändern der Langtexte erfolgt durch Doppelklick auf das entsprechende Textfeld.

Nachdem die Angebotsposition beschrieben ist, muß das Angebot mit Lieferbedingung, Zahlungsbedingung, Wunschtermin und Lieferzeit komplettiert werden.

Mit "Schließen" gelangt man wieder in das Ausgangsfenster.

Zum Wiederfinden eines Angebots und auch einer Position stehen ein Suchfeld mit meheren Sortierungen und ein Schalter für Volltextsuche im Positionstext zur Verfügung.

Einen Ausdruck für einen Kopfbogen finden Sie in Anlage 2. Der Kopfbogen kann auch nachgebildet werden zum direkten Faxen an den Kunden aus der Software.

Eine Zusatzoption für die Angebotsüberwachung ist ein FAX- Server, der nach dem Erreichen des Wiedervorlage- Termins ein Fax an den Kunden sendet, mit der Nachfrage "Angebot noch offen, gestorben aus folgendem Grund: (bitte ankreuzen)" und der Bitte zurückzufaxen.

Ein erfolgreiches Angebot wird zum Auftrag, dazu benutzen Sie den Schalter "Angebot -> Auftrag". Die Angebotsdaten werden in die Auftragsdateien (Kopf- und Positionsdaten) übernommen. Die Angebots- Nr. wird zur Auftrags- Nr., ausschließlich wird aus dem ‚A‘ für Angebot ein ‚K‘ für Kundenauftrag, damit ist eine eindeutige Zuordnung Auftrag zu Angebot gewährleistet.
 
 
 
 

 Auftragserstellung – Bearbeitung (Verkauf)


 
 
 
 

Neuer Auftrag

Aufträge ohne vorheriges Angebot werden mit dem Schalter neuer Auftrag angelegt.

Mit einem Mausklick auf die Kunden- Nr. erfolgt die Kundenauswahl, siehe Angebote. Ansprechpartner, Anrede, Tel., Fax werden aus der Kundendatei übernommen, jedoch werden Änderungen in der Auftragsdatei gespeichert.

Liefer- und Zahlungsbedingungen können ausgewählt werden. Die Bearbeitung erfolgt mittels der Schalter im Eingangsbild. VS- Datum ist der Vertragstermin, Wunsch- T. ist der Wunschtermin des Kunden.
Eine erste Position wurde bereits angelegt, sie kann jetzt geändert werden – Schalter ‚Pos. Ändern‘.

Eine bekannte Mat.- Nr. kann hier ergänzt werden, die Stückzahl und das Zeugnis sollte hier erfaßt werden, der F- Termin (Fertigungs- Termin) sollte der Dispo/ Fertigung überlassen werden.

Weitere Positionen können mit Pos. Neu angehängt werden.
 
 

Ein abgespeichertes Material (Erzeugnis, Ersatzteil) kann aus der Materialdatei ausgewählt werden, siehe Angebot.
 
 

Es bleibt die Bearbeitung der Texte. Ein Angebots- Positionstext würde bei einer Übernahme als Auftrag in zwei Text- Feldern erscheinen, im Auftrags- Positionstext und im Deckblatt- Text. Das Auftrags- Deckblatt ist ein wesentlicher Bestandteil der Steuerung des Auftragsdurchlaufs. Es begleitet von hier an den Auftragsdurchlauf dieser Auftragsposition. Alle zusätzlichen beschreibenden Fakten zur Auftragspositon die nur intern von Bedeutung sind gehören in den Deckblatt- Text.
 
 

Sind alle Positionen bearbeitet, kann das Fenster Auftragsbearbeitung geschlossen und die Auftragsbestätigung gedruckt werden.
 
 
 
 

Konstruktion, Auftragsbearbeitung



 
 

Das erste Formular zeigt alle Auftragspositionen, die von der Konstruktion noch zu bearbeiten sind (Eingangsdatum Konstruktion (KONST_E)). Die Bearbeitung erfolgt nach Auswahl der entsprechenden Zeile durch Mausklick rechts.


 
 

Die Konstruktion sollte die Materialnummer und einen Eingang in Qualität oder Fertigung ausfüllen und kann den Deckblattext korrigieren, ergänzen. Dabei ist das Ausgangsdatum mit dem aktuellen Datum vorausgefüllt, ebenso ein Eingangsdatum, abhängig ob der Verkauf ein Zeugnis erfaßt hat oder nicht. Nach OK ist die Bearbeitung durch die Konstruktion erfolgt und die Auftragsposition ist in dem ersten Formular nicht mehr zu sehen. Ein versehentliches Eintragen eines Ausgangstermins kann nur der Verkauf zurücknehmen.
 

Qualität, Auftragsbearbeitung

Auswahl der Auftragspositon – siehe Konstruktion.
 
 

Das Ausgangsdatum ist mit dem aktuellen Datum vorausgefüllt, ebenso das Eingangsdatum der Fertigung. Nach OK ist die Bearbeitung durch die Qualität erfolgt und die Auftragsposition ist in dem ersten Formular nicht mehr zu sehen. Ein versehentliches Eintragen eines Ausgangstermins kann nur der Verkauf zurücknehmen. Die Qualität sollte das Zeugnis, den Prüfplan und den Deckblattext überprüfen und ggf. ändern bzw. ergänzen.
 

Fertigung- Disposition, Auftragsbearbeitung

Das Formular zeigt alle Auftragspositionen mit einem Eingangstermin - Fertigung.

Eine Position kann geändert, reserviert, hinzugefügt oder gelöscht werden.

- Änderung

Mausklick rechts, oder Schalter "ändern"
 
 

Erfassung des Fertigungstermin, Ändern der Stückzahl und oder Fertigmelden der Position durch den Eintrag des Ausgangstermins. Bei Änderung einer bereits reservierten Position erfolgt eine Neureservierung.

- Reservierung

Schalter "reservieren". Eine Reservierung einer Auftragsposition hat eine Bedarfsermittlung aller F- und Kaufteile entsprechend der Stückliste und dem Lagerbestand zur Folge. Es entstehen Fertigungsaufträge und Bestellvorschläge, und für die Auftragsposition wird eine Reservierung zu allen relevanten Materialien abgespeichert. Bei Kaufteilen werden offene Bestellungen berücksichtigt.
 
 

- Auftrag neu, Position neu, Löschungen

Die Fertigung kann Lageraufträge neu anlegen, Aufträge, die zur Ergänzung des Vorhaltebestandes als nötig erachtet werden. Diese und nur diese können dann auch mit Zusatzpositionen ergänzt und gelöscht werden.
 
 

- Bestellvorschläge bearbeiten

Schalter "Bestellvorschläge" bearbeiten.


 
 

Alle neuen Bestellvorschläge haben ein ‚X‘ in der Spalte ‚D‘ – für Druckkennzeichen. Diese erscheinen dann auf der Liste "Bestellvorschläge". Mit Hilfe des Schalters "Bestellungen markieren" lassen sich alle Kennzeichnungen entfernen. Kennzeichen können beliebig gesetzt oder entfernt werden. Mit den übrigen Schaltern können Bestellvorschläge ergänzt, gesucht und gelöscht werden. Ein Mausklick mit der rechten Maustaste ermöglicht die Umwandlung dieses Kaufteils in ein F- Teil.

(Druckbeispiele für alle Listen - siehe Anlage)
 
 
 
 
 
 

- TLA’s bearbeiten (Werkstattaufträge – Teile- Lager- Aufträge)
 
 

Schalter "TLA’s bearbeiten".


 
 

Wie bei den Bestellvorschlägen erhalten neue Einträge eine ‚X‘ in der Spalte ‚D‘ für Druckkennzeichen. Für diese so gekennzeichneten TLA’s können hier die Fertigungsunterlagen gedruckt werden, Materialbereitstellung, Materialentnahmescheine, Steuer- und Laufkarten. Die Sortierung erfolgt nach Material- Nr. . Eine Zusammenfassung nach gleichen Material- Nr.’n erfolgt nicht automatisch um den Bezug zum Kundenauftrag bis in die Werkstatt zu erhalten, jedoch ist dies manuell möglich durch Stückzahländerung und Löschung der relevanten Zeile(n). Schalter mit Schere. Der Schalter mit der Taschenlampe ruft die Suchmaske auf, der Schalter mit dem Schraubenschlüssel zeigt die Reservierungen an. Der Schalter "als gedruckt markieren" entfernt alle Druckkennzeichen. Druckkennzeichen können mit einem Doppelklick in der gewählten Zeile gesetzt werden. Ein Mausklick mit der rechten Maustaste ermöglicht die Umwandlung diese F- Teils in ein Kaufteil.
 
 

Materialentnahmeschein: Entnahme- und Buchungsbeleg für das Lager, für alle benötigten Vormaterialien F- und Kaufteile.

Materialbereitstellungsliste: Enthält alle Teile, die zur Montage dieses Erzeugnisses oder Baugruppe benötigt werden, einschließlich der Teile von sogenannten Korbbaugruppen oder fiktiven Baugruppen, die nicht in der Zusammenstellung im Lager abgelegt werden, die nur der Konstruktion zur Zusammenfassung von Klein- und oder Normteilen in der Stückliste dienen.

Laufkarte: Ist der Arbeitsplan oder Technologie multipliziert mit der Stückzahl und der Möglichkeit zur Erfassung der effektiven Zeiten und der Quittierung der Arbeitsgänge durch den Mitarbeiter. "Läuft" mit dem Material durch die Werkstatt. Beim ersten Druck der Laufkarte wird für jeden Arbeitsgang ein Eintrag in der Werkstattdatei erzeugt (siehe Leitstand).

Steuerkarte: Wie Laufkarte, für den Meister.
 
 

(Druckbeispiele für alle Listen - siehe Anlage)
 
 

Weitere wichtige Hilfsmittel der Disposition sind die Verfügbarkeit und die Dispostückliste.
 

Verfügbarkeit




Nach Auswahl des Materials kann die Verfügbarkeit für dieses Material angezeigt werden ( Schalter "Verfügbarkeit" oder Mausklick rechts auf Tabelle).

Die 1. Seite zeigt die Grunddaten, den Bestand, die Gesamtreservierungen, die offenen Bestellungen, die offenen Werkstattaufträge oder die offenen Bestellvorschläge an.


Die 2. Seite zeigt die erfolgten Lagerbewegungen an.

Die Seite 3 zeigt die Reservierungen.

Die Seite 4 zeigt die Bestellsituation bei Kaufteilen an.


Die Seite 5 zeigt Werk- oder Kundenaufträge zum Material.
 

Dispostückliste

Im Gegensatz zur Konstruktionsstückliste kann hier eine Stückzahl vorgegeben werden, mit der dann die Struktur durchmultipliziert wird. Die Stückzahlen werden gleich dem Lagerbestand gegenübergestellt und F- Teile erhalten eine Kennzeichnung mit ‚A‘ für Arbeitsplan (Technologie) vorhanden.

( Drucklistenbeispiel - siehe Anlage)
 

Testierung, Auftragsbearbeitung

Ähnlich wie bei den vorherigen Auftragsbearbeitungen erscheinen hier alle Auftragspositionen mit einem Eingangsdatum für die Testierung (TEST_E). Bearbeitung durch Klick mit der rechten Maustaste.

Gesetzt wird das Eingangsdatum bei der Reservierung durch die Fertigung, Disposition bei zeugnispflichtigen Auftragspositionen.

 
 
 

Lieferschein


Hier sind alle nicht gelieferten Aufträge zu sehen mit den relevanten Terminen, Wunschtermin des Kunden, Vertragstermin aus der Auftragsbestätigung (VS- Termin) und der Liefertermin.

Nach einem Klick mit der rechten Maustaste auf die ausgewählte Zeile kann die Lieferadresse bearbeitet werden, ausgehend von der Kundenadresse.
 
 
 
 

Mit dem Schalter "Auftrag bearbeiten" können Positionen für den Lieferschein herausgenommen werden, Teillieferungen.

Mit dem Schalter "Auftrag auslagern" wird der Auftrag als geliefert gekennzeichnet und wird im Lieferschein- Formular nicht mehr angezeigt. Bei einer versehentlichen Auslagerung kann der Verkauf das Geliefert- Datum löschen und der Auftrag kann auch hier wieder bearbeitet werden.

Angebote, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine sind sowohl für Kopfbögen als auch mit Kopf für weiße Bögen druckbar. (Druckbeispiele für alle Listen - siehe Anlage)
 

Rechnung


Rechnungen lassen sich hier in zwei Sprachen drucken. Empfängern außerhalb Deutschlands wird keine Mehrwertsteuer berechnet. Das Programm benutzt eine eigene Datenbank und kann über DFÜ- Verbindung die Auftragsdaten vom PPS- System übernehmen. Ein Datentransfer zu einem FIBU- System ist möglich. Z.Zt. wird eine Rechnungsliste gedruckt zur Weitergabe an einen Steuerberater. Mahnungen werden unterstützt

( Drucklistenbeispiele - siehe Anlage).
 

Auftragslisten


Alle Listen lassen sich mit obigem Formular selektieren, nach den Terminen und oder nach den definierten Erzeugnistypen und deren Merkmalen und oder nach Auftrags- Nr. mit oder ohne Position. Produktionsplan gleich Umsatzplan. Fehlteilliste (ROH/HIBE), fehlende Kaufteile.

Das PPS- System ist ein Echtzeitsystem, d.h. alle Buchungen, Reservierungen und Bestellungen wirken sich sofort auf die Datenbank aus und damit auch auf die Auftragslisten.

( Drucklistenbeispiel - siehe Anlage)
 

Crash – Auftragsüberwachung

Das Crash- Programm ist für jeden Mitarbeiter verfügbar und zeigt alle Kundenaufträge, die in der abteilungsabhängigen Frist versandbereit sein müssen. Die Fristen sind einstellbar. Die Geschäftsführung hat darüber hinaus die Möglichkeit den Aufruf des Crash- Programms durch die Mitarbeiter zu kontrollieren.
 
 

Zu jeder Auftragsposition wird der Ablauf- Stand an Hand der Ein- und Ausgangstermine dargestellt. Die Spalte DB enthält den Deckblatt- Text, den Auftragspositions- Text ergänzt mit Anmerkungen zur internen Bearbeitung. Weiter rechts werden weitere Daten zur Mat.- Nr. angezeigt.